As empresas se preocupam muito em criar mecanismos para se destacarem das demais, porém, todas avançam ao mesmo tempo na criação destes mecanismos pois os modelos de gestão são facilmente acessíveis. Mas há um ponto a ser pensado que faz toda a diferença: a comunicação interna.
Com a comunicação interna, os colaboradores conseguem receber e transmitir informações sobre a organização e seu trabalho rapidamente, e o melhor disso tudo é que ferramentas da Tecnologia da Informação podem ser utilizadas nesta comunicação.
Uma dessas ferramentas é a Intranet, que possibilita uma comunicação interna rápida, dinâmica e conecta os colaboradores independentemente de sua localização.
Afinal, o que é intranet corporativa?
A intranet é a rede interna da empresa onde informações são publicadas para melhorar a comunicação entre as diversas áreas da empresa e seus funcionários. É como se fosse a internet que conhecemos, mas é uma rede privada. Seu uso é restrito a funcionários e a comunicação interna da empresa.
O acesso da intranet é feito por um navegador, utilizando um endereço da internet. Isto permite que funcionários acessem à comunicação interna da empresa de qualquer lugar que estejam.
Quais os benefícios?
A combinação entre comunicação interna e intranet possibilita as empresas que aderem a essa ferramenta vários benefícios:
1. Comunicação efetiva
Mesmo que fisicamente separados e distantes, as unidades e departamentos podem se comunicar uns com os outros. A divulgação de informações, produtos, distribuição de documentos, vídeos de treinamentos e promocionais ficam mais fáceis de serem repassadas a todos do que em outras ferramentas de comunicação interna mais tradicionais como o quadro de aviso.
As rotinas e os processos internos da empresa são racionalizados e aumenta a produtividade dos funcionários que passam a acessar informações com facilidade e rapidez. Graças a essa praticidade, a eficiência administrativa aumenta enquanto os erros operacionais diminuem.
As informações que são publicadas na intranet têm mais segurança e não precisam ser impressos, já que o acesso é privado e a rede é interna.
O ambiente organizacional torna-se dinâmico e organizado, pois, além da intranet facilitar a comunicação, ela é um modo prático de distribuição de informações. Possibilita até a realização de pesquisas de opinião dentro da empresa.
2. Agilidade e Produtividade
Com a intranet, a sua empresa fica mais ágil. Com o passar do tempo a comunicação interna e a produção se tornam mais rápidas e dinâmicas. A constante atualização online é essencial para que a comunicação corporativa seja sempre mais eficiente.
O conceito “work-flow” pode ser trabalhado com o uso da intranet. Neste conceito, os funcionários podem acessar dados de um processo, atualizá-los quando autorizados, e liberá-lo para o processo seguir adiante, para outro funcionário continuar e finalizar a demanda.
3. Custo-benefício
Com tantas vantagens, a intranet requer um investimento baixo que possui um retorno médio e de curto prazo. Gastos com telefonia, arquivamento, treinamento, impressão e distribuição de materiais de comunicação interna são reduzidos pois todas estas informações estarão em um único local, de fácil acesso para os funcionários de qualquer área e em qualquer local.
Outro ponto interessante sobre a intranet é que ela cria um valioso patrimônio cultural e uma forte identidade da empresa.
Fontes:
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